Basecamp, anciennement 37 signals, est la société éditrice du logiciel de gestion de projet bien connu du même nom. Elle est également connue pour avoir initié le développment du framework Ruby on Rails, ainsi que pour la publication de livres majeurs comme Getting Real, Rework et Remote. Basecamp est un PME américaine qui connait un fort succès, elle est reconnue pour son management sain et pragmatique. La direction privilégie une croissance lente mais soutenue et qui favorise l’équilibre et le bien-être de ses salariés. Ryan Singer, en charge de la stratégie produit, partage au travers de cet article ce qui pourrait simplement passer pour du bon sens aux yeux de certains, mais qui est malheureusement encore bien trop souvent oublié par les équipes et la direction qui sous-estiment toujours la difficulté de concevoir un logiciel utile et performant. La confrontation au plus tôt avec le réel, la priorisation, la confiance, la préservation de l’attention, autant de choses essentielles ici appliquées à la lettre alors que ces aspects sont encore bien trop souvent négligés dans les projets numériques.

Pourquoi l’agile ne marche pas et ce que nous faisons différemment

Au départ, l’agile était un ensemble de valeurs. Mais ces valeurs sont subtiles et abstraites. Et lorsque l’agile s’est répandu, ce ne sont pas les valeurs qui se sont propagées mais le travail en cycles. Les cycles c’est simple à expliquer et facile à copier.

Dans notre industrie, les gens pensent donc qu’ils ont arrêté de faire du cycle en V et qu’ils sont passés à l’agile. La vérité, c’est qu’ils sont simplement passés à du cycle en V à haute-fréquence.

L’agile est devenu synonyme de rapidité. Tout le monde veut toujours plus, toujours plus vite. Et une des choses que les équipes ne font jamais assez vite, c’est livrer. Les cycles sont donc devenus des sprints et la vélocité est devenue la métrique de référence.

Mais ce n’est pas la vitesse le vrai problème. Et les cycles à eux-seuls ne vous aideront pas à livrer. Le vrai problème, c’est de ne pas faire ce qu’il faudrait faire, de suivre des spécifications à la lettre et de se laisser distraire.

Déclarer qu’il y a une vraie Méthode Agile™ quelque part dans le passé ou le futur n’est pas non plus d’une grande aide. Quand vos équipes bataillent pour livrer, vous avez besoin d’étapes concrètes que vous pouvez appliquer dès à présent, pas de viser un idéal.

Les cycles c’est chouette. Nous travaillons par itérations chez Basecamp. Mais en plus des cycles, vous avez besoin de trois autres pratiques pour pouvoir livrer à temps et en bonne santé.

Une allocation de ressources réfléchie

Les concepteurs et les développeurs n’avanceront pas dans leurs tâches si leur attention est constamment requise par d’autres personnes. Peu importe que le support ait trouvé une anomalie ou que le commercial ait besoin d’une nouvelle fonctionnalité. Allouer des ressources signifie dédier des ressources. Les personnes responsables de l’attribution du temps et de l’argent pour développer une fonctionnalité doivent également protéger l’équipe afin qu’elle puisse faire ce qui lui est demandé. L’équipe fait une chose et une seule pendant le cycle.

Chez Basecamp, nous démarrons chaque cycle de travail avec une équipe de trois personnes : un designer et deux développeurs. Ils n’ont rien d’autre à faire que ce projet.

Aussi, si vous sentez que vous devez corriger les anomalies dès qu’elles se produisent, alors dédiez des ressources à cela. Si une tension existe entre le service des ventes et le produit, faites un choix pour ce cycle-là. Si vous n’avez pas assez d’effectifs, alternez les cycles entre chaque service.

Notez que seul le management peut être garant de l’attention. Dire à l’équipe de rester concentrée ne fonctionne que si la direction les aide dans cette tâche.

Des exigences modifiables

Lorsqu’une équipe travaille d’après des spécifications précises, le travail par itération ne sert à rien, le but du travail incrémental étant de pouvoir changer de direction en cours de route. Or, définir le projet à l’avance et dans les moindres détails oblige l’équipe à fonctionner en cycle en V. En se devant de respecter ces spécifications à la lettre, les équipes n’ont ainsi aucune marge de manœuvre lorsque quelque chose s’avère plus difficile ou moins important que prévu, ou encore lorsque la réalité contredit le plan établi.

Chez Basecamp, nous démarrons chaque projet avec un concept de base. Nous étudions bien notre stratégie en amont de manière à nous assurer qu’une des versions de notre idée est réalisable dans le temps alloué. Nous savons bien que le concept ne sera pas forcéménet livré à 100%. Tout ne pourra pas être fait, mais les choses importantes le seront. Si nous ne sommes pas sûrs, nous mettrons autre chose dans le cycle afin de pouvoir revenir ultérieurement sur une fonctionnalité une fois que nous aurons suffisamment affiné son concept.

Pour que vos équipes puissent démarrer de cette manière, vous devez séparer l’essentiel du superflu. Séparer les choses qui sont vraiment primordiales de celles qui sont simplement une idée qu’on a eu pour y parvenir.

Une simple décision relative à l’interface utilisateur peut entrainer une semaine de travail inutile. Un développeur peut batailler avec la refactorisation d’une partie du code JavaScript pour ensuite s’apercevoir que ce point de détail n’était pas vraiment primordial pour le concept envisagé. Le designer avait simplement opté pour cette interaction sans avoir aucune idée du coût engendré.

En pratique, cela veut dire qu’on donne le pouvoir aux équipes de redéfinir le périmètre d’intervention. Certaines choses sont essentielles, d’autres non. L’équipe doit être capable de faire la différence et de faire les choix en fonction. Afin que ceci soit bien clair pour tout le monde, nous donnons aux équipes des ébauches sommaires dessinées à la main en début de cycle et passons plus de temps sur la définition des enjeux de cette fonctionnalité plutôt que sur les détails spécifiques d’implémentation de l’interface.

Une des ébauches de Jason pour l’équipe en charge du développement des groupes de TODO. L’équipe a fini par choisir de ne pas développer les boutons ajouter en dessous de chaque groupe.

Stratégies progressives

Les équipes qui suivent la vélocité et les points de story considèrent le développement comme un travail linéaire. Or, le développement logiciel n’a rien à voir avec le déplacement d’un tas de pierres.

Si c’était le cas, on pourrait compter le nombre de pierres, mesurer le temps nécessaire pour en déplacer une, faire nos calculs et ce serait terminé.

Une tâche qui nécessite de résoudre un problème ressemble plus à une colline. Il y a une phase ascendante dans laquelle on doit comprendre ce qu’il faut faire. Puis arrivé au sommet, on peut voir l’autre versant et le chemin qu’il reste à parcourir.

La phase ascendante est pleine de faux pas, de boucles et d’impasses. C’est là où on se confronte à l’inattendu. Le développeur dit “OK, ça va prendre deux jours” mais ensuite il va toucher au code et la réalité va s’avérer bien plus complexe. Ou bien le designer va dire “cette interaction sera parfaite” et quand il la testera sur un appareil, il se rendra compte que ce n’est pas ce à quoi il s’attendait.

La question la plus importante pour une équipe n’est pas Que reste-t-il à faire ? mais Qu’est-ce qu’on ne sait pas encore ? Avez-vous examiné le problème sous tous les angles ? Avez-vous poussé le concept et vu tout ce qui a besoin d’être modifié ? La seule manière d’en être sûr est de relever ses manches et d’aller se confronter à la réalité des problématiques.

Chez Basecamp, nos équipes partent en quête des recoins inexplorés les plus effrayants et travaillent en priorité dessus. Ce travail en amont nécessite d’adopter des stratégies. Nous les avons évoqué dans Getting Real. Ouvrez votre éditeur de code, concevez quelque chose de fonctionnel, utilisez de vraies données et testez votre concept. Lorsque la fonctionnalité est trop importante pour être déclinée en prototype, sélectionnez les parties les plus importantes et affinez-les.

Les différentes phases du travail en amont et en aval

La phase ascendante, c’est celle où vous prenez connaissance des difficultés et où vous portez des jugements de valeur. C’est à ce moment-là que vous décidez quelles sont les exigences modifiables car vous connaissez les coûts réels et les opportunités dans l’implémentation. Apprendre en amont demande du temps et de la concentration. Ce sont des ressources qui doivent être allouées de manière réfléchie aux équipes.

Nous travaillons de manière informelle depuis de nombreuses années en nous focalisant sur les inconnues et en nous y attaquant en priorité. Nous avons récemment formalisé cela avec le graphique de la colline. Une question que nous nous posons beaucoup ces temps-ci est Où est-ce que cela se situe sur la colline ?.

Voici une capture d’écran de la fonctionnalité du projet de recherche intégrée que nous avons livré en octobre.

D’abord nous avons retravaillé les résultats de recherche, puis nous les avons déplacé dans la navigation.

Voici quelques-unes des étapes du projet sur les groupes de To-Do.

Les trois parties les plus importantes ont passé le sommet en premier.

Fin de la descente

Livrer est l’affaire de tous

Que les équipes travaillent en cycles ou non, ne dit pas tout de l’histoire. Une équipe agile n’ira pas très loin si le management ne protège pas le temps alloué. Et si l’équipe ne peut pas changer les contraintes pendant qu’elle apprend, c’est l’assurance de passer des nuits courtes et de livrer en retard.

Les designers et les développeurs peuvent apprendre les stratégies progressives dans Getting Real afin de gagner en assurance au lieu de se contenter d’espérer en croisant les doigts. La personne qui définit les besoins peut donner aux équipes la marge de manœuvre nécessaire en les délimitant clairement pendant la phase exploratoire. Et les personnes qui allouent les ressources peuvent davantage se responsabiliser pour faire en sorte de maintenir l’attention de leurs équipes sur le projet en cours.

Cela fait 15 ans que nous procédons de la sorte. Nous espérons que le fait de partager quelques-unes de ces techniques vous aidera à en faire de même.